Contributie innen met een batch in het dashboard

Contributie innen met Cyql

Met Leden contributie (Membership fee) int je de contributie van je club in het dashboard. Je maakt een batch aan met een prijs en een looptijd, voegt leden toe en ziet per lid of er betaald is.

In dit artikel lees je hoe je een batch aanmaakt, welk contributiemodel bij je club past en hoe je de betalingen volgt.

In dit artikel

• Wat is een batch?
• Wie kan de ledencontributie beheren?
• Welk contributiemodel kies je?
• Een nieuwe batch aanmaken
• Een batch bekijken en betalingen volgen
• Leden zelf hun lidmaatschap laten kiezen

Wat is een batch?

Een batch is een lidmaatschap met een eigen naam, prijs en model, bijvoorbeeld de contributie voor het seizoen 2026. Je voegt leden aan een batch toe. Per lid zie je daarna of de contributie betaald is, nog openstaat of mislukt is.

Wie kan de ledencontributie beheren?

Beheerders van de club, en leden die de rol Leden contributie hebben gekregen. Alleen zij zien Leden contributie in het menu onder Administratie.

De schermafbeeldingen in dit artikel komen uit een dashboard dat op Engels stond. Waar de Engelse naam anders is dan de Nederlandse, staat die tussen haakjes.

Welk contributiemodel kies je?

Een batch heeft een van twee modellen. Meer modellen zijn er niet.

Rollend lidmaatschap (Anniversary)

• Het lidmaatschap loopt vanaf de instapdatum van het lid.
• Het begint op de betaaldatum, of op de datum die je kiest bij een import.
• Past bij een club waar leden het hele jaar door instromen en die daar niet voor wil rekenen.

Seizoenslidmaatschap (Season)

• Het lidmaatschap loopt over een vaste periode, bijvoorbeeld van 1 januari tot en met 31 december, of over je eigen seizoen.
• Wie later in het seizoen instapt, betaalt minder. Die korting gaat per dag, per maand of per kwartaal.
• Past bij een club die met vaste seizoenen of periodes werkt.

Een nieuwe batch aanmaken

Stap 1

Klik in het menu onder Administratie (Administration) op Leden contributie (Membership fee). Je ziet het overzicht met de batches die er al zijn.

Stap 2

Klik op Batch toevoegen (Add batch).

Stap 3

Bovenaan staat het model van de batch. Klik erop om te wisselen tussen Rollend lidmaatschap (Anniversary) en Seizoenslidmaatschap (Season).

Stap 4

Vul de gegevens van de batch in:

• Naam (Name): een naam die je later herkent, bijvoorbeeld Contributie 2026.
• Duur (in maanden) (Duration (months)): hoe lang het lidmaatschap loopt. Dit veld staat er alleen bij een rollend lidmaatschap.
• Prijs (Price): het bedrag per lid.
• Label en Extra informatie over de betaling via e-mail (Extra info payment email): allebei optioneel.

Stap 5

Zet rechts de schakelaars aan of uit:

• Lidmaatschapsdata instellen bij betaling (Set membership dates on payment): de start- en einddatum worden automatisch gezet zodra de betaling gelukt is.
• Lidmaatschapsdata resetten bij terugbetaling (Revert dates on refund): de lidmaatschapsdata worden teruggezet als een betaling wordt terugbetaald.
• Automatische verlenging inschakelen (Enable auto-renewal).
• Openbaar te kiezen (Publicly selectable), bij een seizoenslidmaatschap. Wat die schakelaar doet, lees je bij Leden zelf hun lidmaatschap laten kiezen.

Stap 6

Klik rechtsboven op Opslaan en terug (Save and back). De batch staat nu in het overzicht. Zolang niet iedereen betaald heeft, is de status Wachten op alle betalingen (Waiting for all payments).

Een batch bekijken en betalingen volgen

Klik in het overzicht op een batch om hem te openen.

• Bovenin staan het model, het aantal leden, de prijs en de keuzes die je bij het aanmaken maakte.
• Daaronder zie je per status hoeveel leden en welk bedrag: Betaald (Paid), In afwachting (Pending) en Mislukt (Failed).
• Rechtsboven staan Archiveer (Archive), E-mail versturen (Send email), Rapport (Report) en Wijzigen (Update).

Onder Leden (Members) staat elk lid in de batch met zijn eigen status. Met Leden toevoegen (Add members) voeg je leden aan de batch toe, en met het zoekveld zoek je op naam, e-mailadres of label.

Leden zelf hun lidmaatschap laten kiezen

Staat dit aan, dan kiezen leden zelf welk lidmaatschap ze willen. Staat het uit, dan kent de beheerder het lidmaatschap toe.

Stap 1

Klik in het menu onder Instellingen op Instellingen (Settings) en open het tabblad Leden (Members). Zet daar Laat leden zelf een batch kiezen (Allow Member Batch Selection) aan.

Stap 2

Zet bij het aanmaken van een batch met een seizoenslidmaatschap Openbaar te kiezen (Publicly selectable) aan, zoals in stap 5 van Een nieuwe batch aanmaken. Die schakelaar kun je alleen aanzetten als de instelling uit stap 1 aan staat.