Een gezinslidmaatschap instellen in het dashboard

Een gezinslidmaatschap met Cyql

Met een gezinslidmaatschap betaalt een gezinshoofd het lidmaatschap en sluiten gezinsleden zich daarbij aan tegen een gezinstarief, of gratis. Je richt het in onder Leden contributie met twee batches die aan elkaar gekoppeld zijn. Zodra het gezinshoofd betaald heeft, krijgt het gezin een gezinscode waarmee de gezinsleden zich aansluiten.

In dit artikel lees je hoe je de twee batches aanmaakt, hoe het gezinshoofd en de gezinsleden betalen, en hoe je een gezin beheert.

In dit artikel

• Wat is een gezinslidmaatschap?
• Wie kan het gezinslidmaatschap beheren?
• Waar moet een gezinslidmaatschap aan voldoen?
• Een gezinshoofd-batch aanmaken
• Een gezinslid-batch aanmaken
• Hoe betaalt het gezinshoofd?
• Hoe sluit een gezinslid zich aan?
• Een gezin bekijken en beheren
• Wat gebeurt er bij een terugbetaling aan het gezinshoofd?
• Het gezinslidmaatschap voor een nieuw seizoen klaarzetten

Wat is een gezinslidmaatschap?

Een gezinslidmaatschap bestaat uit twee batches:

• De gezinshoofd-batch. Hierin staat het lid dat het volledige lidmaatschap betaalt. Je stelt in hoeveel gezinsleden er bij één gezin mogen.
• De gezinslid-batch. Die is gekoppeld aan de gezinshoofd-batch en heeft een eigen prijs, bijvoorbeeld € 50 voor een partner of € 25 voor een jeugdlid. Bij één gezinshoofd-batch kun je meer gezinslid-batches maken.

Betaalt een gezinshoofd, dan maakt Cyql een gezin aan met een gezinscode van zes tekens. Die code staat in de bevestigingsmail aan het gezinshoofd. Een gezinslid vult de code in op zijn betaalpagina en is daarna aan het gezin gekoppeld.

In het batchoverzicht herken je de batches aan de labels Gezinshoofd (primair) (Family head (primary)) en Gezinslid (afhankelijk) (Family member (dependent)). Een gezinslid-batch staat ingesprongen onder zijn gezinshoofd-batch. Een batch van € 0 krijgt het label Gratis.

Wie kan het gezinslidmaatschap beheren?

Dezelfde mensen die de ledencontributie beheren: beheerders van de club, en leden die de rol Leden contributie hebben gekregen. Heb je alleen leesrechten, dan zie je de batches maar kun je er geen aanmaken. Een gezin ontbinden kan alleen wie ook mag verwijderen.

De schermafbeeldingen in dit artikel komen uit een dashboard dat op Engels stond. Waar de Engelse naam anders is dan de Nederlandse, staat die tussen haakjes.

Waar moet een gezinslidmaatschap aan voldoen?

• Beide batches gebruiken het Seizoenslidmaatschap (Season). Met het rollende lidmaatschap kan het niet.
• De gezinshoofd-batch heeft een maximum aantal gezinsleden van minstens 1.
• Het seizoen van de gezinslid-batch valt binnen het seizoen van de gezinshoofd-batch. Het begint niet eerder en eindigt niet later.
• Rekent de gezinshoofd-batch naar rato, dan doet de gezinslid-batch dat ook, op dezelfde manier. Wie in het laatste kwartaal instapt, betaalt dus ook als gezinslid een kwart van het gezinstarief.

Een gezinshoofd-batch aanmaken

Stap 1

Klik in het menu onder Administratie (Administration) op Leden contributie (Membership fee) en daarna op Batch toevoegen (Add batch). Kies het Seizoenslidmaatschap (Season).

Stap 2

Vul de naam, de prijs en de seizoensdatums in, zoals bij een gewone batch. Kies bij Type batch (Batch type) voor Gezinshoofd (primair) (Family head (primary)). Onderaan het formulier verschijnt dan Maximaal aantal gezinsleden (Maximum family members). Vul daar in hoeveel gezinsleden er bij één gezin mogen.

Stap 3

Klik op Opslaan en terug (Save and back). De batch staat nu in het overzicht met het label Gezinshoofd (primair) (Family head (primary)).

Een gezinslid-batch aanmaken

Stap 1

Klik opnieuw op Batch toevoegen (Add batch) en kies het Seizoenslidmaatschap (Season).

Stap 2

Kies bij Type batch (Batch type) voor Gezinslid (afhankelijk) (Family member (dependent)) en kies bij Gekoppelde gezinshoofd-batch (Linked family head batch) de batch waar deze batch bij hoort. Zolang je die niet gekozen hebt, kun je niet opslaan. De instellingen rechts neemt de gezinslid-batch over van de gezinshoofd-batch.

Stap 3

Vul bij Prijs (Price) het gezinstarief in. Het veld begint leeg; eronder staat ter vergelijking de prijs van de gekoppelde gezinshoofd-batch. Vul € 0 in als gezinsleden gratis meedoen.

Stap 4

Klik op Opslaan en terug (Save and back). De batch staat in het overzicht met het label Gezinslid (afhankelijk) (Family member (dependent)).

Wijzig je later bij de gezinshoofd-batch de automatische verlenging, de lidmaatschapsdata of Openbaar te kiezen (Publicly selectable), dan gaan die instellingen mee naar de gekoppelde gezinslid-batches.

Hoe betaalt het gezinshoofd?

Voeg het gezinshoofd met Leden toevoegen (Add members) aan de gezinshoofd-batch toe, of laat het lid de batch zelf kiezen in de app. Het gezinshoofd krijgt een betaalmail. De betaalpagina laat zien voor welk seizoen het lidmaatschap is, vanaf wanneer het loopt en welk bedrag er naar rato betaald moet worden.

Na de betaling krijgt het gezinshoofd een bevestigingsmail met de gezinscode. Markeer je het gezinshoofd handmatig als betaald, dan wordt het gezin ook aangemaakt.

Laat het gezinshoofd de code doorgeven aan de gezinsleden. De code staat niet op de pagina die na het betalen verschijnt, alleen in de mail.

Hoe sluit een gezinslid zich aan?

Een gezinslid komt op twee manieren in een gezinslid-batch: jij voegt het lid toe met Leden toevoegen (Add members), of het lid kiest de batch zelf in de app onder Als gezinslid. Daarvoor moet de batch op Openbaar te kiezen (Publicly selectable) staan.

Stap 1

Het gezinslid krijgt de mail "Activeer je gezinslidmaatschap" en klikt op Gezinscode invoeren.

Stap 2

Het gezinslid vult bij Gezinscode de code in en klikt op Doorgaan naar betalen. Hoofdletters en spaties maken niet uit. Het bedrag staat al op de pagina voordat de code is ingevuld.

Stap 3

Bij een betaalde gezinslid-batch rondt het gezinslid de betaling af. Bij een gratis batch klikt het op Activeren. Daarna is het lidmaatschap actief en gekoppeld aan het gezin, en volgt een bevestigingsmail waarin het gezinshoofd genoemd wordt.

Als de code niet geaccepteerd wordt

• Het gezinshoofd heeft nog niet betaald. Het gezinslid krijgt dan die melding; na de betaling werkt de code wel.
• Het gezin is vol. Er zijn al zoveel gezinsleden als de gezinshoofd-batch toestaat.
• De code is onbekend. Hij is verkeerd overgenomen, hij hoort bij een andere gezinshoofd-batch, of er is een nieuwe code gemaakt.
• Het lid zit al in een ander gezin, of is zelf gezinshoofd.
• Er zijn te veel foute codes ingevuld. Wacht dan een kwartier en probeer het opnieuw.

Een gezin bekijken en beheren

In de gezinslid-batch zie je bij elk lid of er nog een gezinscode nodig is (Gezinscode vereist, Needs household code) of dat het lid al Gekoppeld aan gezin (Linked to household) is.

Om een gezin te openen, open je de gezinshoofd-batch en klik je op de drie puntjes achter het gezinshoofd. Kies Gezin bekijken (View household).

In het venster Gezin (Household) staan de gezinscode met een kopieerknop en de gekoppelde gezinsleden, met hoeveel plekken er bezet zijn.

• Nieuwe code genereren (Regenerate code): bevestig met Genereer code (Regenerate code). De oude code werkt daarna niet meer. Gezinsleden die al gekoppeld zijn, blijven dat. Het gezinshoofd krijgt de nieuwe code per mail.
• Een gezinslid ontkoppelen met het prullenbakje achter zijn naam: de plek in het gezin komt vrij. Het lid kan zich daarna opnieuw aansluiten met de code. Haal je een gekoppeld gezinslid uit de gezinslid-batch, dan komt de plek ook vrij.
• Gezin ontbinden (Dissolve household): het gezin houdt op te bestaan.

Een lid met de hand aan een gezin koppelen kan in het dashboard niet. Dat gaat altijd met de gezinscode.

Wat gebeurt er bij een terugbetaling aan het gezinshoofd?

Betaal je het gezinshoofd via Stripe terug, dan wordt het gezin ingetrokken en werkt de gezinscode niet meer.

• Een gezinslid dat zelf betaald heeft, wordt ontkoppeld maar houdt zijn lidmaatschap.
• Een gratis gezinslid verliest zijn lidmaatschap en krijgt daarover een mail.

Een lid dat je handmatig als betaald hebt gemarkeerd, kun je niet via Cyql terugbetalen.

Het gezinslidmaatschap voor een nieuw seizoen klaarzetten

Kopieer de gezinshoofd-batch en vul de datums van het nieuwe seizoen in. De gezinslid-batches gaan automatisch mee en worden aan de kopie gekoppeld. Bij het kopiëren gaan er nog geen mails uit.

Na afloop van het seizoen verloopt het gezin, en daarmee de koppeling van de gezinsleden. In het nieuwe seizoen krijgt het gezinshoofd na betaling een nieuwe gezinscode, en sluiten de gezinsleden zich daarmee opnieuw aan.

Meer over contributie

Hoe je een batch aanmaakt en betalingen volgt, lees je in Contributie innen met een batch in het dashboard.